Backup data adalah proses menyalin data secara berkala ke lokasi terpisah agar bisa dipulihkan jika data asli rusak, hilang, terhapus, atau terkena serangan. Backup yang baik dilakukan otomatis, disimpan di lebih dari satu lokasi, dan diuji pemulihannya secara berkala. Prinsip yang sering dipakai adalah menyimpan beberapa salinan di media dan lokasi berbeda. Backup adalah jaring pengaman terakhir ketika hal buruk terjadi.
Data akademik dan keuangan sekolah tidak boleh hilang. Tanpa backup, satu kegagalan perangkat atau kesalahan manusia bisa menghapus catatan bertahun-tahun.
Penyedia software sekolah yang menjalankan backup harian otomatis memungkinkan data nilai dan pembayaran dipulihkan jika terjadi insiden, tanpa sekolah harus mengurusnya sendiri.